Inventaire et documentation scientifique

Le secteur Inventaire et documentation scientifique (IDS) est composé de trois cellules: Inventaire, Atelier photographique et Photothèque. Les dix-sept collaborateurs et collaboratrices de ce secteur sont au service tant des différents domaines de conservation et secteurs du Musée d’art et d’histoire – pour l’inventaire des œuvres ainsi que pour les prises de vue d’œuvres et d’expositions – que du public, avec la mise en ligne des collections et l’offre de photographies. Durant l’année écoulée, ils sont restés essentiellement mobilisés par le chantier des collections.

Inventaire

Les chargé-e-s d’inventaire, qui étaient au nombre de dix en 2016, assurent l’établissement des inventaires informatiques, non seulement des anciens fonds mais aussi des nouvelles acquisitions, pourla majorité des collections. Ils procèdent également aux récolements dans les dépôts et les salles d’exposition dans le cadre du chantier des collections et à l’enrichissement des notices d’inventaire, notamment par les données bibliographiques.
La saisie informatique systématique des fonds anciens, en parallèle avec celle des nouvelles acquisitions, a débuté au MAH dans le courant des années 1980. Aujourd’hui, la majeure partie des collections est enregistrée, même si certaines, comme celle d’estampes, nécessitent encore un travail de saisie considérable en raison de l’importance de leur volume.
Depuis les débuts de cette numérisation, les données d’inventaire ont été transférées plusieurs fois vers de nouveaux systèmes informatiques. En tant que garants du respect des règles de la documentation, les chargés d’inventaires ont été mobilisés tout au long de l’année 2016 sur la préparation et l’uniformisation des données en vue de leur  migration vers la dernière version du progiciel de gestion de collection mis en production début 2017.
Initiée en octobre 2010, la mise en ligne progressive des inventaires du MAH sur le site des collections se poursuit: à fin 2016, pas moins de 20 000 fiches d’inventaire étaient accessibles aux internautes.

Atelier photographique

Les deux collaboratrices de l’atelier ont pour mission de réaliser les prises de vue des collections, essentiellement pour l’illustration d’ouvrages produits par le MAH ou par d’autres institutions publiques ou privées. Elles effectuent aussi des photographies d’œuvres et d’objets à des fins documentaires, et assurent le suivi d’événements marquants comme les inaugurations d’exposition et les colloques.

Photothèque

La photothèque du MAH propose un exceptionnel catalogue d’images en haute résolution des objets des collections. Enrichie non seulement parle travail des photographes qui se sont succédé à l’atelier depuis les années 1970, mais aussi par le travail de mandataires externes, elle compte aujourd’hui près de 100 000 images numériques en haute définition.
En 2016, la photothèque a traité 824 demandes, dont 463 externes, ce qui représente un volume de près de 1200 photographies destinées tant à la vente (notamment pour des expositions, livres, catalogues), qu’aux demandes internes (expositions, études et autres travaux) et aux services gratuits (thèses, recherches et publications à vocation didactique).

Chiffres 2016

Inventaire
− 9879 fiches d’inventaire saisies
− 62535 fiches d’inventaire complétées
− 25956 objets récolés

Atelier photographique
− 7422 prises de vue (dont 4596 en atelier)
− 240 tirages

Chantier des collections

Depuis début 2015, les chargé-e-s d’inventaire, tout comme les photographes, sont en première ligne de la vaste opération que représente le chantier des collections. Comparable à un bilan centenaire de notre patrimoine, celui-ci vise à assurer un standard minimum de la documentation (inventaires et prises de vue) et de l’état de conservation de l’ensemble des collections en prévision de leur transfert vers les nouvelles réserves du Carré Vert, dans le quartier de la Jonction, à partir de 2018. Ainsi, les collections sont systématiquement passées en revue, les inventaires contrôlés, complétés ou saisis, et une prise de vue effectuée si nécessaire. D’ici à 2024, la totalité des œuvres et des objets du MAH aura été traitée et transférée, à l’exception de la collection du Cabinet d’arts graphiques, qui compte près de 350 000 estampes et multiples, dont la mise à l’inventaire se poursuivra après le transfert des collections.

2016 aura été l’année du passage de la théorie à la pratique. En effet, en janvier et février, deux opérations d’envergure menées sur la collection de textiles d’une part, sur celles d’horlogerie, bijouterie, émaillerie et miniatures d’autre part, ont permis d’ajuster les dernières procédures avant de passer à un rythme de production soutenu, qui se poursuivra jusqu’au début des transferts dans les nouvelles réserves.

Le chantier des collections, qui se déroule entièrement dans les coulisses de l’institution, est néanmoins une opération aussi fédératrice que fondatrice, dont l’objectif ultime est de pérenniser et de valoriser les collections publiques. C’est pourquoi il a été jugé nécessaire de présenter, sous la forme d’une exposition-dossier, l’immense travail de fourmi exécuté par de nombreuses équipes du MAH avec, en première ligne, celle du secteur IDS. Ainsi, les visiteurs traversant la salle Pradier pouvaient-ils découvrir une installation multimédia dont la forêt d’écrans permettait d’explorer, sur un mode ludique, la multitude des liens qui existent entre les objets des diverses collections, tissés grâce à leur documentation systématique.

Ce texte est extrait du « Rapport d’activité 2016 », publié dans Genava 64.